Клиентская база выгружается из YClients в два клика, но у выгрузки есть три особенности, о которых узнают уже в процессе: файл приходит не в браузер, а письмом; кнопка видна не всем сотрудникам; и в таблицу попадает не всё, что вы видите на экране.
Разберём по порядку — и отдельно поговорим о том, зачем вы эту базу выгружаете. Ответ на этот вопрос меняет способ.
Короткий ответ
- Откройте раздел «Клиенты» → «Клиентская база».
- В правом верхнем углу нажмите «Операции с Excel» → «Выгрузить в Excel».
- Файл придёт ссылкой на почту вашего пользователя. Ссылку и сам файл потом можно найти в разделе «Обзор» → «Операции с данными».
Всё. Дальше — детали, из-за которых этот путь иногда не срабатывает.
Если кнопки «Операции с Excel» нет
Значит, у вашего пользователя нет прав. Выгрузка клиентов — отдельное право в блоке «Клиентская база», и администратору салона его часто не выдают, чтобы база не уходила вместе с уволившимся сотрудником.
Права выдаёт владелец в настройках сотрудников. Кроме собственно выгрузки обычно нужны ещё два разрешения: показывать номера телефонов и email в списке клиентов и показывать клиентов всех сотрудников — иначе файл выгрузится, но телефоны в нём будут скрыты или в него попадут только «ваши» клиенты.
Если вы владелец и выгружаете базу перед разговором с командой — учитывайте обратную сторону: выгрузка не бывает незаметной. О ней остаётся запись в логе, об этом ниже.
Что попадает в файл, а что остаётся в системе
Клиентская база в YClients — это карточки людей. По каждому в списке хранятся имя, контакты, сумма расходов, скидка, количество визитов, дата первого и последнего визита. Примерно это и уезжает в таблицу.
Чего в файле клиентов нет:
- истории визитов построчно — кто, когда, к какому мастеру и на какую услугу приходил. В файле видно «визитов: 14» и «последний визит: 3 марта», но не видно, что это были за визиты;
- будущих записей — того, что стоит в журнале на следующие недели;
- связи с услугами и мастерами — а именно она нужна, чтобы понять, кто из клиентов «ваш постоянный на окрашивание», а кто заходил однажды подстричь чёлку.
Это не придирка к YClients: так устроена любая выгрузка списка. Просто «база» в голове владельца и «база» в файле — разные вещи, и разница вылезает ровно тогда, когда файлом собираются пользоваться всерьёз.
Как выгрузить визиты, а не только клиентов
Записи выгружаются из другого раздела: «Обзор» → «Записи», кнопка там та же — «Операции с Excel» → «Выгрузить в Excel». Файл так же приходит письмом.
Важное ограничение: лимит одной выгрузки — 5 000 записей. Для салона с двумя мастерами это примерно год работы, для сети — месяц. Больше за раз не выгрузится, придётся резать период фильтрами и собирать файлы по частям.
Если вам нужна не сама таблица, а именно перенос истории в другую систему — складывать её из кусков по 5 000 строк вручную довольно мучительно. Об альтернативе — в конце.
Выгрузку видно в логе
После каждой выгрузки в YClients появляется запись в разделе «Обзор» → «Операции с данными» (в некоторых конфигурациях — «Безопасность» → «Экспорт и импорт данных»): кто, когда и какие данные запрашивал.
Работает это в обе стороны:
- владелец видит, что базу выгружали, и когда — это ровно тот инструмент, ради которого лог и сделан;
- сотрудник видит в логе только свои выгрузки. Ссылки на файлы, которые запрашивал кто-то другой, скрыты независимо от роли и прав — скачать чужую выгрузку нельзя.
Так что «тихо забрать базу» в YClients не получится, и это, вообще-то, хорошо: у вас там персональные данные клиентов, и след от обращения к ним должен оставаться.
Зачем вы её выгружаете
Дальше многое зависит от цели. Три частых, и для каждой — честный ответ, годится ли Excel-файл.
Резервная копия
Годится. Это лучшее применение выгрузки: раз в квартал забрать файл и положить в надёжное место. Стоит помнить, что ссылка из письма живёт ограниченное время, так что сохраняйте сам файл, а не письмо со ссылкой.
Рассылка по базе
Годится, но осторожно. Выгрузили телефоны, загрузили в рассыльщик, отправили всем — самый быстрый способ потерять рабочий номер. Мессенджеры смотрят не на текст, а на поведение номера: много первых сообщений незнакомым людям за короткое время, одинаковый текст, мало ответов. Мы разбирали эту механику подробно в статье почему мессенджер блокирует номер салона.
Если цель — вернуть тех, кто перестал ходить, список из файла вообще плохая единица работы: в нём и те, кто был у вас на прошлой неделе, и те, кто ушёл два года назад. Об этом — как вернуть клиентов, которые перестали приходить.
Переезд в другую систему
Плохо годится. И вот здесь стоит остановиться подробнее, потому что именно за этим базу выгружают чаще всего.
Файл клиентов — это список людей без их истории. Перенеся его, вы получите на новом месте телефоны и имена, но не получите того, что делает базу базой: кто на что ходит, с какой периодичностью, кто перестал появляться.
Плюс обратная загрузка — отдельный вид спорта. Требования к файлу, если загружать его в другой филиал YClients, дают представление о том, с чем вы столкнётесь в любой системе:
- обязательны имя и телефон, телефон — строго в формате
71234567890, без плюсов, скобок, тире и пробелов; - на один номер телефона — один клиент: дубли надо вычистить заранее, иначе часть людей просто не загрузится;
- email — строго вида
имя@домен.зона, иначе строка не пройдёт; - для загрузки визитов даты должны быть текстом (
04.01.2020 10:30), все услуги и все сотрудники — заранее заведены на новом месте, причём на удалённых сотрудников записи не загрузятся; - на время загрузки придётся отключить уведомления, иначе клиенты получат письма и сообщения о «записях», которые вы просто импортируете.
Это выполнимо. Но это день работы с таблицами, а на выходе — база без истории.
Если цель — переезд, файл не нужен
У YClients есть официальный API, и системы, которые умеют с ним работать, забирают данные напрямую — без выгрузки, чистки телефонов и сборки файлов по 5 000 строк.
Так устроен перенос в LALAPAM: вы указываете ссылку на свою онлайн-запись и логин администратора или владельца YClients, а импорт сам читает услуги, сотрудников, клиентов и записи. Переезжает и вся история визитов, а не только будущие записи: на демо-салоне сверка сошлась до рубля — 545 записей за два года, завершённых 370 из 370, доход по отчёту YClients совпал с нашей выручкой. Пароль при этом не сохраняется, он нужен один раз, чтобы получить ключ на чтение.
Честные оговорки, которые стоит знать заранее:
- товары, проданные внутри визита, не переносятся — переезжают услуги, не розница;
- импорт видит ровно то, что видит ваш пользователь в YClients: если у него закрыт доступ к телефонам, они не приедут и к нам;
- загрузить в LALAPAM готовый Excel-файл нельзя — импорта из таблиц у нас нет, база переносится только через API.
Подробно про шаги, права и что именно переезжает — на странице переезда с YClients.
Частые вопросы
Почему файл не скачивается сразу, а приходит на почту? Так сделано в YClients: и клиентская база, и записи выгружаются только через электронную почту — пользователь получает письмо со ссылкой на файл. Проверьте адрес, привязанный к вашему пользователю, и папку «Спам».
Можно ли выгрузить базу из мобильного приложения? Импорт и экспорт клиентской базы в мобильном приложении YCLIENTS есть, но это тот же механизм с письмом. Если нужны записи, а не только клиенты, удобнее делать это из веб-версии.
Сколько строк можно выгрузить за раз? Для записей ограничение прямое — 5 000 на одну выгрузку из раздела «Обзор» → «Записи». Большой период приходится резать фильтрами.
Увидит ли владелец, что я выгружал базу? Да. Запись об операции остаётся в логе выгрузок, там видно, кто и когда запрашивал данные. Чужие ссылки на файлы при этом недоступны — каждый пользователь видит только свои.
Я выгрузил базу — теперь её можно загрузить в любую систему? Технически в большинство — да, если привести файл к их требованиям. Но вы перенесёте список людей, а не их историю. Если вы меняете платформу, а не делаете резервную копию, ищите перенос по API.
Всё, что описано выше про интерфейс YClients, взято из их официальной справки и проверено в сентябре 2026 года. Если YClients поменяет названия разделов, кнопка почти наверняка останется на том же месте — в правом верхнем углу списка.